SeminarHowTo

Zabezpečení

Lidé

Tým

Akci lze pořádat i v jednom člověku, ale je to nad lidské síly. Optimální je tým do deseti lidi s rozdělením úkolů. Nutné je, aby někdo schopný měl velení a dostatečně motivoval a prudil zbytek k činnosti. Ovšem tým musí mít též vlastní motivaci a ochotu něco dělat, jinak to nemá smysl. Každopádně je při realizaci možnost zdokonalit se:

• Management a komunikace v týmu
• Týmová práce a zodpovědnost
• Motivace
• Jednání s firmami, školou, přednášejícími
• Zařizování zakázek, dodávky, atd..
• Seznámení se s lidmi v oboru a lidmi, kteří dokáží něco zajistit

Jako komunikační prostředek je asi nejlepší mailová konference (zůstává tam uloženo, jak to kdo myslel, atd.) a pak osobní nebo telefonický kontakt. Pro brainstorming jsou nejlepší schůzky na živo, i když takový silc (hromadný chat, irc ..) má něco do sebe, ale je každopádně zdlouhavější.

Esence pro dobrou akci je nadšení. Pokud není, skoro nemá smysl akci dělat. Nadšení musí jít zevnitř. Pokud jde z venku, je pomíjivé a akce na tom může shořet.

Přednášející

Obecně je to na každém organizátorovi, jestli to zvládne s domácími přednášejícími nebo si pozve odborníky a zajímavé lidi z venku. V druhém případě to určitě přidá na rozmanitosti, zajímavosti a profesionalitě, ale je třeba pečlivě vyjednat a zařídit jejich účast. Kontaky na zajímavé lidi lze shánět:

• Googlem
• Weby zabývajícmi se problematikou
• Osobními známostmi
• Výstavami, konferencemi, setkáváním
• Některé společnosti mají přehled a mezi jejich náplň patří podpora i ve formě zprostředkování kontaktů (v našem případě společnost Liberix
• Partnerské firmy a jejich zaměstantci a odborní specialisti

Přednášející je třeba oslovovat nejlépe 1/2 roku dopředu a pak jim poskytnou to nejvíce relevantních informací v průběhu (kdy, kde, jak se tam dostanou, jaké jsou podmínky pro přednášení, popř. ubytování, jaký je program, co by měli vědět dopředu, co od akce můžou čekat, kolik lidí asi příjde, bude z toho nějaký sborník, atd.) Někdy i jména samotná dokáží akci skvěle propagovat a proto do toho dejte všechno, aby ta propagace byla dobrá. Je to i zadostiučinení pro přednášející, aby měli dostatečnou audienci a necítili se špatně.

Místnost

Od typu akce je možno zvolit jednu z alternativ:

Klubovna Silicon Hillu, blok 7

Kontakt: viz. Klubovna SH Kapacita: cca 30 míst v zasedačce, 10-15 míst v počítačové místnosti Termín: týden až dva dopředu

Plátno, projektor, připojení k internetu + počítačová místnost, 10 počítačů.

Menza Strahov

• Kontakt: SUZ
• Kapacita: 200-300 lidí

Plátno se dá zařídit, ale zatemnění je problém. Přístup k internetu také není, vyžaduje vlastní kabeláž a síťové prvky.

FSV (D1 a počítačová místnost D010)

Vstup nejlépe od menzy - obejde se budova FA/FSV zprava.

• Kontakt: pí. Durčáková, tel. l. 4337 (místnost před D1 vlevo, D1021)

Smlouvu vyřizuje skrz tajemníka: Ing. Jaroslav Pavlík, místnost C102, tel. 4875, pavlik[at]fsv.cvut.cz

• Kapacita: 400 lidí
• Termín: nejlépe tak 1/2 roku dopředu

Tři plátna, projektory, pohodlnější sedačky, internet připojení se dá domluvit s RNDr. Vladimír Hora, CSc., tel. linka 3847, hora[at]fsv.cvut.cz (místnost D2111).

V poslední době je nejlepší řešit půjčení místnosti přes senát stavebky (nejlépe senátor Cajthaml), příp. Jan Ballasch (http://www.su.cvut.cz).

Pro uložení věcí buďto dojednat místost pod přednáškovnou (p. Pecka), za plátnem (Durčáková?) nebo separé na klíč šatna pod přednáškovnou (Durčáková, klíč na vrátnici, ale je třeba pověření).

Zkušenosti:

• 2003 Pronájem místnosti vyšel na cca 10 tis. bez daně a byly problémy s obsluhou v počítačové místnosti. Ve většine místnosti se instalovalo a k tomu je třeba diskutovat problémy, atd. což se obsluze nelíbilo a chytla se s jedním účastníkem a pak se to rozmazávalo po celé škole.

• 2004 Pronájem vyšel na bratru 23 tis. bez daně, přičemž bylo podmínkou platit vrátné, kteří dali klíč každému, kdo si o něj řekl (třeba bezdomovci) a nevěděli, kdy tam vlastně akce probíhá (které dny). Dále jsme museli platit technickou obsluhu, pan Pecka, bez problému, ochotný. Také bylo nutné platit dozor v počítačové místnosti. Cena se zvýšila s ohledem na faktory, které nám nikdo nebyl schopen rozumně vysvětlit. O ceně se jednalo s tajemníkem FSV (viz. nahoře) a bylo nám řečeno, že máme cenu nižší než komerční. Na argument, že jde o studentskou akci a že cena není uplně nízká bylo protiargumentováno, že máme sponzory. Kdybychom je neměli, že by bylo možno cenu snížit.

K1 a další místnosti na karláku

K1

• Kapacita: cca 300 lidí
• Kontakt: vícero lidí
• Termín: měsíc dopředu

• Prvotní domluva:

Prof.Ing. Pavel Tvrdík, CSc., jak se jde k K1 zabočí se doprava, schody, doleva, schody, schody., tvrdik[at]sci.felk.cvut.cz , tel.l. 7235, maximálně vychází vstříc.

• K1 and stuff:

správa budov, pí Hájková (vedle schodů vlevo), jak se jde do K1.

• Automaty: aktuální číslo je na vrátnici nebo na automatech. Tam zavolat a domluvit refill v případě hojné účasti.

• Bufet: číslo poskytnou na místě, volat minimálně 14 dní dopředu.

• Místa na parkování - přístup na kartu, přístupy zajišťuje Ing. Muzikář (E226 - druhé patro, směr do dvora, napravo od schodů).

• Učebny na workshopy - K308, K307. K308 spravuje Ing. Puchta (E333a - třetí patro "u kopečku"), K307 Ing. Novotný (E305 - třetí patro vedle K308) - nutno domluvit možnost bootovat z vlastního CD, po skončení je důležité uvést jak učebny, tak počítače do původního stavu (včetně BIOSu).

• Klíče od K1, místnost za K1 pro organizátory - řeší se s pí Hájkovou (viz výše), místnost za K1 je zároveň ještě nově potřeba řešit na katedře kybernetiky - jsou vstřícní, po dohodě je možné si půjčit ještě Vyčichlovu knihovnu.

• Ovladače od K1 projektoru jsou na vrátnici včetně klíčů od skříně s počítačem. Ovladače od projektorů z K308, K307 je potřeba zařídit předem (během akce je pozdě je shánět). Případně problémy s projektory řeší technická skupina - Ing. Muzikář.

• Pozor na případnou nekompatibilitu výstupů kabelů při použití LCD z K308 a vlastních počítačů.

D209, D309 a další místnosti v Dejvicích - FEL

Pred jednanim ohladne miestnosti v Dejviciach je dobre mat vyjednanu podporu niektorej z katedier FEL (napr. Katedra pocitacu). Ohladne moznosti a obsadenia miestnosti sa treba dostatocne (min 2 mesiace - 1/2 roku) dopredu informovat o inych akciach v pribliznom termine. Vacsinu informacii o obsadeni zistite u pana Mgr. Jan Filandr-a ( filandr[at]fel.cvut.cz, tel.c. +420 22435 5889, +420 22435 3904).

Priamo organizaciu je potom nasledne jednat s panom Ing. Michal Dočkal (dockal[at]fel.cvut.cz, tel.c.+420 22435 3919). S nim je nutne vybavit i oficialnu objednavku a technicke zabezpecenie. Je moznost i pozicania techniky (projektorov, a pod.) i v pripade ak by sa konferencia organizovala v inych priestoroch. Objednavku posudzuje tajomnik fakulty, v pripade kolizie s inou akciou dekan fakulty.

V pripade ak sa akcia organizuje vramci pracovneho tyzdna, je mozne sa dohodnut priamo s vedenim niektorej katedry, ktora nasledne rokuje s p.Filandrom. V takomto pripade je prenajom zdarma. Vseobecne kluce ako i ovladanie k projektoru a audiotechnike si vyzdvihnete na vratnici fakulty.

Kapacity ucebni su: ....

D256, D366 a další místnosti v Dejvicích - FS

Pred jednanim ohladne miestnosti v Dejviciach je dobre mat vyjednanu podporu niektorej z katedier FEL (napr. Katedra pocitacu, ci priamo rektoratu). Zvyhodnuje to potom pri fakturacii, kde podla zvazenie tajomnika fakulty dostanete internu, alebo komecnu cenu za prenajom. Objednavku i rezervaciu je potrebne riesit s pani Renáta Červenková (renata.cervenkova[at]fs.cvut.cz, tel.c. 22435-2771). Pokial nieje kolizia s inou akciou staci miestnost rezervovat mesiac do predu a celkovo su velmi ustretovy. Pripadne bezplatne zapozicanie techniky je mozne riesit s panom Dockalom z Fakulty elektrotechnickej, ktoty je velmi ustretovy. (viz info sekcia hore)

Vseobecne kluce ako i ovladanie k projektoru a audiotechnike si vyzdvihnete na vratnici fakulty. Kapacity ucebni su: ....

Propagace

Plakáty

Dobře, rychle a levně tiskne SIMBA DTP, je to nedaleko metra Flora (http://www.simbadtp.cz), alebo pripade v firemnom repro centre (Siemens s.r.o. - Oce Repro, kontakt: Radovan Igliar)

Plakáty je dobré roznést a rozlepit na tyto lokace:

• Koleje - SH má své nástěnky mimo nástěnek pro běžné reklamy.
• Koleje - ostatní kluby SU - když je tam logo SU nebo ČVUT, tak na podobné nástěnky v pohodě, i když je lepší, když o tom někdo z vedení klubu ví.
• Ostatní koleje - jak to vyjde
• Škola - nástěnky dole, v patrech, sloupy, cokoliv, co upoutá a nikoho moc neprovokuje

Postačí obyč etikety cca 2x1 cm, v běžném papírnictví za cca 20 kč 100ks (odhad), i na SH mají a připínáčky. Koleje a škola kombinují nástěnky pro obě metody. Na SH jsou občas "přilnavé" nástěnky, které nepotřebují nic. Jen to se tam plakát přitiskne a drží (elektrostaticky nejspíš).

Vizitky

Určitě pomůžou při jednání se sponzory, na výstavách a větších setkávacích akcích jsou nutnost.

[ Informace z roku 2005 ] :

http://www.kopirovani.cz - v Kobylisich, perfektní jednání, perfektní navigace, při větších zakázkách to pošlou. Posílal jsem jim plata 12 vizitek na a4 (tak to po mně chtěli, že to sníží cenu) a snížili mi jí, že jsem za 60 vizitek platil cenu 50ti. Cena 3Kc bez dph za barevnou vizitku. Vizitky jsou pěkné.

http://www.extravizitky.com/kontakt.html - Cena 2 Kč bez dph nejspiš za barevnou vizitku. Lpí na telefonické domluvě. Cenovou kalkulaci mi neudělal, že mu mám zavolat. Mel jsem rozjednanou první firmu, tak jsem na něj hodil bobek (mailem) a on mi pak celej zkroušenej volal, ze bysme se určitě domluvili a že klidně i přijede osobně a buhvícovšechno. Není to zajetá firma, je totálně nejlevnejší a nevím, co se od nich da čekat. Vizitky by udělali do druhého dne k vyzvednutí v Praze.

http://www.razitkapraha.cz/vizitky.htm Od sto vizitek, cena: 225,- Kč 100 Ks, byli struční, at to pošlu, že to tisknou, ale také mi odpověděli, až kdyz už jsem měl objednáno jinde.

Trička

• LD print, Náchod (http://www.ldprint.cz/) - bezproblémové, pošlou do cca týdne. V našem případě jsme reklamovali kvůli nepřesnému umístění jednoho tisku, v pohodě vyreklamovali během týdne. Tiska kvalitní, cena průměrná.

• Suvenýry, Praha-Dejvice (http://www.suvenyry.com), velmi levní, tričko možno vybrat na místě osobně, ochotní, ale neměli požadovanou barvu a tlačil nás čas. Trička spíše méně kvalitní a laciná. Dražší chce vyřizovat včas.

• T-shirts 4U, Praha-Strahov (http://www.t4u.cz) - velmi ochotní, trička super kvalita, cena příznivá za tu kvalitu. Do týdne v pohodě, možno přímo jednat s grafikem, doladit předlohu, pošlou i fotku výsledného vzorku a člověk to může ještě trošku poupravit, pokud to nevyhovuje asi (možná za příplatek). Každopádně - tahle firma umí služby, spokojenost zaručena.

• pripadne priamo u sponzora akcie

Weby

Poslat zprávičku nebo tiskovou zprávu na weby, které se týkají problematiky. Taktéž zařadit do kalendáře na studenta nebo tam rovnou napsat malý článeček jako upoutávku. + web FEL (mailom na webmaster@fel.cvut.cz) + web CVUT (skrz predsedu SU) + web student - napisat clanok

Reklama pro sponzory

Omezeně - viz Reklama

Casopisy

• Strednik - kontakt ...
• Prazska technika - kontakt...

Letaciky

Ako dalsia alternativna forma propagacie je forma letacikou rozdavanych napriklad u prilezitosti Akce prvak, pripadne schrankovym sposobom na kolejich, ci pri ubytovavani studentov na zaciatku semestu. Vynikajuci tisk zaisti firma ...

Media

Idealne je oslovit Radio acropolis vramci propagacie a relacie aktuelne na akademickej pode, pripadne za pomoci partnerov vydat tlacove spravy. Zo skusenosti sa podobnych tlacovych sprav casto chyta televizia, zive.cz a dalie internetove portaly.

Financování a podpora

Sponzoři

Sponzory je nejlepší oslovovat minimálně 1/2 roku předem. Nejlépe odchytit na různých výstavách (např. LinuxExpo vpřípadě InstallFestu) k oslovení a navázání prvotního kontaktu. Mějte připravené materiály (vitizky, propagační materiály), které můžete potencionálním sponzorům dát na místě a argumety, které akci dělají zajímavější. Zde se pouze vymění vizitky, lehce potlachá, detaily se zpravidla řeší mailem nebo vyjímečně osobní schůzkou ve firmě.

Také je lze hromadně oslovovat mailem (krátký text a pamflet) a pak navázat individuálně na jejich reakci.

Obecně sponzoři spíše nechtějí dávat přímo finanční podporu, ale např. poskytnou zařízení, reklamu, atd.

Sponzory zajímají především možnosti reklamy. Kromě plakátů, atd. lze použít i reklamu na webových stránkách, ale jen omezeně.

Granty

Asi nejlepší je SGS - Studentská grantová soutěž. Jednou za rok tam lze získat takřka kompletní podporu projektu.

Další variantou jsou evropské granty, ale to se týká velkých projektů, nikoli běžných přednášek a podobných akcí.

Klub

Klub nabízí jednak prostředky, místnost, vbavení a pokud je třeba i finance. Ovšem je nutno si zažádat dopředu na daný semestr. Nejlépe formou "projektu", kde se specifikují plány do budoucnosti, náročnost na prostředky a co se stane, když se to nepovede.

Nové projekty je dobré oznámit na adresu projekty[at]lists.sh.cvut.cz a další informace hledat tam nebo u patřičného zástupce bloku.

Škola

Vychází vstříc jednak grantovou soutěží (SGS), ale také podporou s kateder - místnosti, vybavení, tisk sborníků, atd. Zatím nejlepší zkušenosti v tomto směru jsou s Katedrou počítačů.