Zabezpečení

Lidé

Tým

Akci lze pořádat i v jednom člověku, ale je to nad lidské síly. Optimální je tým do deseti lidi s rozdělením úkolů. Nutné je, aby někdo schopný měl velení a dostatečně motivoval a prudil zbytek k činnosti. Ovšem tým musí mít též vlastní motivaci a ochotu něco dělat, jinak to nemá smysl. Každopádně je při realizaci možnost zdokonalit se:

Management a komunikace v týmu
Týmová práce a zodpovědnost
Motivace
Jednání s firmami, školou, přednášejícími
Zařizování zakázek, dodávky, atd..
Seznámení se s lidmi v oboru a lidmi, kteří dokáží něco zajistit

Jako komunikační prostředek je asi nejlepší mailová konference (zůstává tam uloženo, jak to kdo myslel, apod.) a pak osobní nebo telefonický kontakt. Pro brainstorming jsou nejlepší schůzky naživo, i když takový silc (hromadný chat, irc ..) má něco do sebe, ale je každopádně zdlouhavější.

Esencí pro dobrou akci je nadšení. Pokud není, skoro nemá smysl akci dělat. Nadšení musí jít zevnitř. Pokud jde z venku, je pomíjivé a akce na tom může shořet.

Přednášející

Obecně je to na každém organizátorovi, jestli to zvládne s domácími přednášejícími nebo si pozve odborníky a zajímavé lidi z venku. V druhém případě to určitě přidá na rozmanitosti, zajímavosti a profesionalitě, ale je třeba pečlivě vyjednat a zařídit jejich účast. Kontaky na zajímavé lidi lze shánět:

Googlem
Weby zabývajícimi se problematikou
Osobními známostmi
Výstavami, konferencemi, setkáváním
Některé společnosti mají přehled a mezi jejich náplň patří podpora i ve formě zprostředkování kontaktů (v našem případě společnost Liberix
Partnerské firmy a jejich zaměstnanci a odborní specialisté

Přednášející je třeba oslovovat nejlépe 1/2 roku dopředu a pak jim poskytnout co nejvíce relevantních informací v průběhu (kdy, kde, jak se tam dostanou, jaké jsou podmínky pro přednášení, popř. ubytování, jaký je program, co by měli vědět dopředu, co od akce můžou čekat, kolik lidí asi přijde, bude z toho nějaký sborník, apod.) Někdy i jména samotná dokáží akci skvěle propagovat a proto do toho dejte všechno, aby propagace byla co nejlepší. Je to i zadostiučinění pro přednášející, aby měli dostatečnou audienci a necítili se špatně.

Místnost

Od typu akce je možno zvolit jednu z alternativ:

Klubovna Silicon Hillu, blok 7

Kontakt: viz. Klubovna SH Kapacita: cca 30 míst v zasedací, 10-15 míst v počítačové místnosti Termín: týden až dva dopředu

Plátno, projektor, připojení k internetu + počítačová místnost, 10 počítačů.

Menza Strahov

Kontakt: SUZ
Kapacita: 200-300 lidí

Plátno se dá zařídit, ale zatemnění je problém. Přístup k internetu také není, vyžaduje vlastní kabeláž a síťové prvky.

FSV (D1 a počítačová místnost D010)

Vstup nejlépe od menzy - obejde se budova FA/FSV zprava.

Kontakt: pí. Durčáková, tel. l. 4337 (místnost před D1 vlevo, D1021)

Smlouvu vyřizuje prostřednictvím tajemníka: Ing. Jaroslav Pavlík, místnost C102, tel. 4875, pavlik[at]fsv.cvut.cz

Kapacita: 400 lidí
Termín: nejlépe tak 1/2 roku dopředu

Tři plátna, projektory, pohodlnější sedačky, internetové připojení se dá domluvit s RNDr. Vladimír Hora, CSc., tel. linka 3847, hora[at]fsv.cvut.cz (místnost D2111).

V poslední době je nejlepší řešit půjčení místnosti přes senát stavební fakulty (nejlépe senátor Cajthaml)

Pro uložení věcí buďto dojednat místost pod přednáškovým sálem (p. Pecka), za plátnem (Durčáková?) nebo separé na klíč šatna pod přednáškovnou (Durčáková, klíč na vrátnici, ale je třeba mít pověření).

Zkušenosti:

2003 Pronájem místnosti vyšel na cca 10 tis. bez daně a byly problémy s obsluhou v počítačové místnosti. Ve většine místnosti se instalovalo a k tomu je třeba diskutovat problémy, atd. což se obsluze nelíbilo a chytla se s jedním účastníkem a pak se to rozmazávalo po celé škole.

2004 Pronájem vyšel na bratru 23 tis. bez daně, přičemž bylo podmínkou platit vrátné, kteří dali klíč každému, kdo si o něj řekl (třeba bezdomovci) a nevěděli, kdy tam vlastně akce probíhá (které dny). Dále jsme museli platit technickou obsluhu, pan Pecka, bez problému, ochotný. Také bylo nutné platit dozor v počítačové místnosti. Cena se zvýšila s ohledem na faktory, které nám nikdo nebyl schopen rozumně vysvětlit. O ceně se jednalo s tajemníkem FSV (viz. nahoře) a bylo nám řečeno, že máme cenu nižší než komerční. Na argument, že jde o studentskou akci a že cena není uplně nízká bylo protiargumentováno, že máme sponzory. Kdybychom je neměli, že by bylo možno cenu snížit.

K1 a další místnosti na karláku

K1

Kapacita: cca 300 lidí
Kontakt: vícero lidí
Termín: měsíc dopředu

Prvotní domluva:

Prof. Ing. Pavel Tvrdík, CSc., jak se jde ke K1 zabočí se doprava, schody, doleva, schody, schody., tvrdik[at]sci.felk.cvut.cz , tel.l. 7235, maximálně vychází vstříc.

K1 and stuff:

správa budov, pí Hájková (vedle schodů vlevo), jak se jde do K1.

Automaty: aktuální číslo na obsluhu je na vrátnici nebo přímo na automatech. Tam zavolat a domluvit refill v případě hojné účasti.

Bufet: číslo poskytnou na místě, volat minimálně 14 dní dopředu.

Místa na parkování - přístup na kartu, přístupy zajišťuje Ing. Muzikář (E226 - druhé patro, směr do dvora, napravo od schodů).

Učebny na workshopy - K308, K307. K308 spravuje Ing. Puchta (E333a - třetí patro "u kopečku"), K307 Ing. Novotný (E305 - třetí patro vedle K308) - nutno domluvit možnost bootovat z vlastního CD, po skončení je důležité uvést jak učebny, tak počítače do původního stavu (včetně BIOSu).

Klíče od K1, místnost za K1 pro organizátory - řeší se s pí Hájkovou (viz výše), místnost za K1 je zároveň ještě nově potřeba řešit na katedře kybernetiky - jsou vstřícní, po dohodě je možné si půjčit ještě Vyčichlovu knihovnu.

Ovladače od K1 projektoru jsou na vrátnici včetně klíčů od skříně s počítačem. Ovladače od projektorů z K308, K307 je potřeba zařídit předem (během akce je pozdě je shánět). Případně problémy s projektory řeší technická skupina - Ing. Muzikář.

Pozor na případnou nekompatibilitu výstupů kabelů při použití LCD z K308 a vlastních počítačů.

D209, D309 a další místnosti v Dejvicích - FEL

Před jednáním ohledně místností v Dejvicích je dobré mít sjednanou podporu některé z kateder FEL (např. Katedra počítačů). O možnostech a obsazení místností je potřeba se s dostatečným předstihem (min. 2 měsíce - půl roku) informovat o dalších probíhajících akcích kolem požadovaném termínu. Většinu informací zjistíte u Mrg. Jan Filandr ( filandr[at]fel.cvut.cz, tel.c. 5889, 3904).

Technickou organizaci je poté nutno sjednat s Ing. Michal Dočkal (dockal[at]fel.cvut.cz, 3919), se kterým je zároveň potřeba vyřídit i oficiální objednávku a technické zabezpečení. Je možné také zapůjčení techniky (projektory, apod.) i v případě, že by se konference odehrávala v jiných prostorách. Objednávku posuzuje tejemník fakulty, v případě kolize s jinou akcí pak děkan fakulty. O ceně je možné jednat skrz akademický senát FEL (kontaktní osoba Pavel Mlýnek) o výrazně nízkem pronájmu.

V případě, že se akce organizuje během pracovního týdne, je možné se dohodnout přímo s vedením některé z kateder, která následně komunikuje s p. Filandrem a v takovém případě je pronájem zdarma. Klíče i ovládání k audiotechnice se vyzvedává na vrátnici fakulty, kde je nutné být uveden jako kontaktní osoba.

Místnosti k pronájmu: 209,309,132,135,337,340,51,52,54,78,82,84,81,83,85,86,202a,202b,203a,203b,204,205,80. (? kapacity ?)

Místnosti 209 a 309 jsou plne multimediálne vybaveny a je možné stremovat pomocou již instaloveného zařízení. Ovšem byl tam nejaký problém se zásuvkami na internet, ktoré byli špatne instalovýny (problém je možná již vyřešen).

D256, D366 a další místnosti v Dejvicích - FS

Před jednáním ohledně místností v Dejvicích je dobré mít sjednanou podporu některé z kateder FEL (např. Katedra počítačů, jiná součást ČVUT nebo přímo rektorát). Je to výhodou především při fakturaci, kde na základě zvážení tajemníka fakulty dostanete buď interní nebo komerční cenu za pronájem. Objednávky i rezervace je nutné řešit s pí. Renáta Červenková (renata.cervenkova[at]fs.cvut.cz, tel.c. 2771). Pokud nedochází ke kolizi s jinými akcemi stačí místnost rezervovat měsíc dopředu a není to problém. Bezplatné zapůjčení techniky je možno řešit s panem Dočekalem z elektrotechnické fakulty, který je velmi vstřícný. (viz nahoře - Dejvice).

Klíče i ovládání k audiotechnice se vyzvedává na vrátnici fakulty. Vhodné místnosti jsou D256 (kapacita sedadel 304+142 balkon) a D366 (kapacita 250 sedadel). Interní cena pronájmu D256 je 1490 Kč/hod., D366 pak 1180 Kč/hod., komerční pak téměř dvakrát vyšší. Za pronájem projektoru nebo internetové konektivity se platí v řádu 1000Kč/služba.

Místnosti 266 a 366 jsou částečně multimediálne vybaveny a je možné zapojit stremovací řetězec to zabudovaného zapojení. Klíčky od aparatúry má mimo jine Jakub Svítekt. FS je pokryta signálem wifi skrz ověřovaní na usermap, tj. všichni studenti ČVUT se můžou připojit na bezdrátovou síť, bez nutnosti zajištování další konektivity.

Propagace

Plakáty

Dobře, rychle a levně tiskne SIMBA DTP, je to nedaleko metra Flora (http://www.simbadtp.cz), a za rozumné ceny tiskárna Tigris Zlín (http://www.tigris.cz/ - kontakt Zděnek Horák).

Plakáty je dobré roznést a rozlepit na tyto lokace:

Koleje - SH má své nástěnky mimo nástěnek pro běžné reklamy.
Koleje - ostatní kluby SU - když je tam logo SU nebo ČVUT, tak na podobné nástěnky v pohodě, i když je lepší, když o tom někdo z vedení klubu ví.
Ostatní koleje - jak to vyjde
Škola - nástěnky dole, v patrech, sloupy, cokoliv, co upoutá a nikoho moc neprovokuje

Postačí obyčejné etikety cca 2x1 cm, v běžném papírnictví za cca 20 kč 100ks (odhad), i na SH mají a připínáčky. Koleje a škola kombinují nástěnky pro obě metody. Na SH jsou občas "přilnavé" nástěnky, které nepotřebují nic. Jen to se tam plakát přitiskne a drží (elektrostaticky nejspíš).

Ideální počet kůsu pro ČVUT a UK koleje a školy je cca 150 - 200 ks se zaměřením primárne na Strahov, Troju a podobne.

Vizitky

Určitě pomůžou při jednání se sponzory. Na výstavách a větších setkávacích akcích jsou nutnost.

[ Informace z roku 2005 ] :

http://www.kopirovani.cz - v Kobylisích, perfektní jednání, perfektní navigace, při větších zakázkách to pošlou. Posílal jsem jim plata 12 vizitek na a4 (tak to po mně chtěli, že to sníží cenu) a snížili mi jí, že jsem za 60 vizitek platil cenu 50ti. Cena 3 Kč bez DPH za barevnou vizitku. Vizitky jsou pěkné.

http://www.extravizitky.com/kontakt.html - Cena 2 Kč bez dph nejspíš za barevnou vizitku. Lpí na telefonické domluvě. Cenovou kalkulaci mi neudělal, že mu mám zavolat. Mel jsem rozjednanou první firmu, tak jsem na něj hodil bobek (mailem) a on mi pak celej zkroušenej volal, ze bysme se určitě domluvili a že klidně i přijede osobně a buhvícovšechno. Není to zajetá firma, je totálně nejlevnejší a nevím, co se od nich da čekat. Vizitky by udělali do druhého dne k vyzvednutí v Praze.

http://www.razitkapraha.cz/vizitky.htm Od sto vizitek, cena: 225,- Kč 100 Ks, byli struční, at to pošlu, že to tisknou, ale také mi odpověděli, až kdyz už jsem měl objednáno jinde.

Trička

LD print, Náchod (http://www.ldprint.cz/) - bezproblémové, pošlou do cca týdne. V našem případě jsme reklamovali kvůli nepřesnému umístění jednoho tisku, v pohodě vyreklamovali během týdne. Tisk kvalitní, cena průměrná.

Suvenýry, Praha-Dejvice (http://www.suvenyry.com), velmi levní, tričko možno vybrat přímo na místě osobně, ochotní, ale neměli požadovanou barvu a tlačil nás čas. Trička spíše méně kvalitní a laciná. Dražší chce vyřizovat včas.

T-shirts 4U, Praha-Strahov (http://www.t4u.cz) - velmi ochotní, trička super kvalita, cena příznivá za tu kvalitu. Do týdne v pohodě, možno přímo jednat s grafikem, doladit předlohu, pošlou i fotku výsledného vzorku a člověk to může ještě trošku poupravit, pokud to nevyhovuje asi (možná za příplatek). Každopádně - tahle firma umí služby, spokojenost zaručena.

případné přímo u sponzora akce

Weby

Poslat zprávičku nebo tiskovou zprávu na weby, které se týkají problematiky. Taktéž zařadit do kalendáře na studenta nebo tam rovnou napsat malý článeček jako upoutávku. + web FEL (mailom na webmaster@fel.cvut.cz) + web ČVUT (skrz předsedu SU www.su.cvut.cz) + web student - napsat článek na portál (mailem na redakce@student.cvut.cz nebo rovnou na http://www.student.cvut.cz/writer.html login: student a heslo: student)

Reklama pro sponzory

Omezeně - viz Reklama

Časopisy

Středník - kontakt Vladimír Ajgl (vladimir.ajgl@strednik.cz), web: http://www.strednik.cz/
Pražská technika - kontakt paní Skopalová (skopalo@suz.cvut.cz.), web: http://web.cvut.cz/ctu/pt//

nutné si ohlídat oficiální uzávěrku redakční rady

Letáky

Jako další alternativní forma propagace připadají v úvahu letáky rozdávané například u přiležitosti Akce prvák, případně schránkovým způsobem na kolejích, nebo při zápisu do 1. ročníku a nebo při nástupu studentů na kolej začátkem semestru. Tisk viz sekce nahoře.

Média

Ideálne oslovit naše Rádio Acropolis v rámci pořadu "Novinky na akademické půdě", případně za pomoci partnerů vydat tiskovou zprávu a poslat informace na portály typu root.cz, lupa.cz, zive.cz, apod.

Financování a podpora

Sponzoři

Sponzory je nejlepší oslovovat minimálně 1/2 roku předem. Nejlépe odchytit na různých výstavách (např. LinuxExpo v případě InstallFestu) k oslovení a navázání prvotního kontaktu. Mějte připravené materiály (vizitky, propagační materiály), které můžete potencionálním sponzorům dát na místě a argumety, které akci zajímavě představí. Zde se pouze vymění vizitky, lehce potlachá, detaily se zpravidla řeší mailem nebo vyjímečně osobní schůzkou ve firmě.

Také je lze hromadně oslovovat mailem (krátký text a pamflet) a pak navázat individuálně na jejich reakci.

Obecně sponzoři spíše nechtějí dávat přímo finanční podporu, ale např. poskytnou zařízení, reklamu, apod.

Sponzory zajímají především možnosti reklamy. Kromě plakátů, atd. lze použít i reklamu na webových stránkách, ale jen omezeně.

Granty

Asi nejlepší je SGS - Studentská grantová soutěž. Jednou za rok tam lze získat takřka kompletní podporu projektu.

Další variantou jsou evropské granty, ale to se týká velkých projektů, nikoli běžných přednášek a podobných akcí. Okrem jiních je možnost financováni ze studentské grantové souteže Studentské unie ČVUT - IGS (www.su.cvut.cz)

Klub

Klub nabízí jednak prostředky, místnosti, vybavení a pokud je třeba tak také finance. Ovšem je nutno si zažádat dopředu na daný semestr. Nejlépe formou "projektu", kde se specifikují plány do budoucnosti, náročnost na prostředky a co se stane v případě, že se to nepovede.

Nové projekty je dobré oznámit na adresu projekty[at]lists.sh.cvut.cz a další informace hledat tam nebo u zástupce patřičného bloku.

Škola

Vychází vstříc jednak grantovou soutěží (SGS), ale také podporou s kateder - místnosti, vybavení, tisk sborníků, atd. Zatím nejlepší zkušenosti v tomto směru jsou s Katedrou počítačů.

SeminarHowTo

Obsah