SeminarHowTo

Zabezpečení

Lidé

Akci lze pořádat i v jednom člověku, ale je to nad lidské síly. Optimální je tým do deseti lidi s rozdělením úkolů. Nutné je, aby někdo schopný měl velení a dostatečně motivoval a prudil zbytek k činnosti. Ovšem tým musí mít též vlastní motivaci a ochotu něco dělat, jinak to nemá smysl. Každopádně je při realizaci možnost zdokonalit se:

• Management týmu
• Motivace a jednání s lidmi
• Jednání s firmami, školou, přednášejícími
• Zařizování zakázek, dodávky, atd..
• Seznámení se s lidmi v oboru a lidmi, kteří dokáží něco zajistit

Jako komunikační prostředek je asi nejlepší mailová konference (zůstává tam uloženo, jak to kdo myslel, atd.) a pak osobní nebo telefonický kontakt. Pro brainstorming jsou nejlepší schůzky na živo, i když takový silc (hromadný chat, irc ..) má něco do sebe, ale je každopádně zdlouhavější.

Místnost

Od typu akce je možno zvolit jednu z alternativ:

Klubovna Silicon Hillu, blok 7

Kontakt: viz. Klubovna SH Kapacita: cca 30 míst v zasedačce, 10-15 míst v počítačové místnosti Termín: týden až dva dopředu

Plátno, projektor, připojení k internetu + počítačová místnost, 10 počítačů.

Menza Strahov

• Kontakt: SUZ
• Kapacita: 200-300 lidí

Plátno se dá zařídit, ale zatemnění je problém. Přístup k internetu také není, vyžaduje vlastní kabeláž a síťové prvky.

FSV (D1 a počítačová místnost D010)

Vstup nejlépe od menzy - obejde se budova FA/FSV zprava.

• Kontakt: pí. Durčáková, tel. l. 4337 (místnost před D1 vlevo, D1021)

Smlouvu vyřizuje skrz tajemníka: Ing. Jaroslav Pavlík, místnost C102, tel. 4875, pavlik[at]fsv.cvut.cz

• Kapacita: 400 lidí
• Termín: nejlépe tak 1/2 roku dopředu

Tři plátna, projektory, pohodlnější sedačky, internet připojení se dá domluvit s RNDr. Vladimír Hora, CSc., tel. linka 3847, hora[at]fsv.cvut.cz (místnost D2111).

V poslední době je nejlepší řešit půjčení místnosti přes senát stavebky (nejlépe senátor Cajthaml), příp. Jan Ballasch (http://www.su.cvut.cz).

Pro uložení věcí buďto dojednat místost pod přednáškovnou (p. Pecka), za plátnem (Durčáková?) nebo separé na klíč šatna pod přednáškovnou (Durčáková, klíč na vrátnici, ale je třeba pověření).

Zkušenosti:

• 2003 Pronájem místnosti vyšel na cca 10 tis. bez daně a byli problémy s obsluhou v počítačové místnosti. Ve většine místnosti se instalovalo a k tomu je třeba diskutovat problémy, atd. což se obsluze nelíbilo a chytla se s jedním účastníkem a pak se to rozmazávalo po celé škole.

• 2004 Pronájem vyšel na bratru 23 tis. bez daně, přičemž bylo podmínkou platit vrátné, kteří dali klíč každému, kdo si o něj řekl (třeba bezdomovci) a nevěděli, kdy tam vlastně akce probíhá (které dny). Dále jsme museli platit technickou obsluhu, pan Pecka, bez problému, ochotný. Také bylo nutné platit dozor v počítačové místnosti. Cena se zvýšila s ohledem na faktory, které nám nikdo nebyl schopen rozumně vysvětlit. O ceně se jednalo s tajemníkem FSV (viz. nahoře) a bylo nám řečeno, že máme cenu nižší než komerční. Na argument, že jde o studentskou akci a že cena není uplně nízká bylo protiargumentováno, že máme sponzory. Kdybychom je neměli, že by bylo možno cenu snížit.

K1 a další místnosti na karláku

K1

• Kapacita: cca 300 lidí
• Kontakt: vícero lidí
• Termín: měsíc dopředu

• Prvotní domluva:

Doc.RNDr. Josef Kolář, CSc., jak se jde k K1 zabočí se doprava, schody, doleva, schody, schody., kolar[at]fel.cvut.cz , tel.l. 7403, maximálně vychází vstříc.

• K1 and stuff:

správa budov, pí Hájková (vedle schodů vlevo), jak se jde do K1.

• Automaty: aktuální číslo je na vrátnici nebo na automatech. Tam zavolat a domluvit refill v případě hojné účasti.

• Bufet: číslo poskytnou na místě, volat minimálně 14 dní dopředu.

• Místa na parkování - přístup na kartu

Propagace

Plakáty

Dobře, rychle a levně tiskne SIMBA DTP, je to nedaleko metra Flora (http://www.simbadtp.cz).

Plakáty je dobré roznést a rozlepit na tyto lokace:

• Koleje - SH má své nástěnky mimo nástěnek pro běžné reklamy.
• Koleje - ostatní kluby SU - když je tam logo SU nebo ČVUT, tak na podobné nástěnky v pohodě, i když je lepší, když o tom někdo z vedení klubu ví.
• Ostatní koleje - jak to vyjde
• Škola - nástěnky dole, v patrech, sloupy, cokoliv, co upoutá a nikoho moc neprovokuje

Postačí obyč etikety cca 2x1 cm, v běžném papírnictví za cca 20 kč 100ks (odhad), i na SH mají a připínáčky. Koleje a škola kombinují nástěnky pro obě metody. Na SH jsou občas "přilnavé" nástěnky, které nepotřebují nic. Jen to se tam plakát přitiskne a drží (elektrostaticky nejspíš).

Vizitky

Určitě pomůžou při jednání se sponzory, na výstavách a větších setkávacích akcích jsou nutnost.

http://www.kopirovani.cz - v Kobylisich, perfektní jednání, perfektní navigace, při větších zakázkách to pošlou. Posílal jsem jim plata 12 vizitek na a4 (tak to po mně chtěli, že to sníží cenu) a snížili mi jí, že jsem za 60 vizitek platil cenu 50ti. Cena 3Kc bez dph za barevnou vizitku. Vizitky jsou pěkné.

http://www.extravizitky.com/kontakt.html - Cena 2 Kc bez dph nejspiš za barevnou vizitku. Lpí na telefonické domluvě. Cenovou kalkulaci mi neudělal, že mu mám zavolat. Mel jsem rozjednanou první firmu, tak jsem na něj hodil bobek (mailem) a on mi pak celej zkroušenej volal, ze bysme se určitě domluvili a že klidně i přijede osobně a buhvícovšechno. Není to zajetá firma, je totálně nejlevnejší a nevím, co se od nich da čekat. Vizitky by udělali do druhého dne k vyzvednutí v Praze.

http://www.razitkapraha.cz/vizitky.htm Od sto vizitek, cena: 225,- Kč 100 Ks, byli struční, at to pošlu, že to tisknou, ale také mi odpověděli, až kdyz už jsem měl objednáno jinde.

Trička

• LD print, Náchod (http://www.ldprint.cz/) - bezproblémové, pošlou do cca týdne. V našem případě jsme reklamovali kvůli nepřesnému umístění jednoho tisku, v pohodě vyreklamovali během týdne. Tiska kvalitní, cena průměrná.

• Suvenýry, Praha-Dejvice (http://www.suvenyry.com), velmi levní, tričko možno vybrat na místě osobně, ochotní, ale neměli požadovanou barvu a tlačil nás čas. Trička spíše méně kvalitní a laciná. Dražší chce vyřizovat včas.

• T4U, Praha-Strahov (www.t4u.cz) - velmi ochotní, trička super kvalita, cena příznivá za tu kvalitu. Do týdne v pohodě, možno přímo jednat s grafikem, doladit předlohu, pošlou i fotku výsledného vzorku a člověk to může ještě trošku poupravit, pokud to nevyhovuje asi (možná za příplatek). Každopádně - tahle firma umí služby, spokojenost zaručena.

Reklama

Omezeně - viz Reklama

Weby

Poslat zprávičku nebo tiskovou zprávu na weby, které se týkají problematiky. Taktéž zařadit do kalendáře na studenta nebo tam rovnou napsat malý článeček jako upoutávku.

Financování a podpora

Sponzoři

Sponzory je nejlepší oslovovat minimálně 1/2 roku předem. Nejlépe odchytit na různých výstavách (např. LinuxExpo vpřípadě InstallFestu) k oslovení a navázání prvotního kontaktu. Mějte připravené materiály (vitizky, propagační materiály), které můžete potencionálním sponzorům dát na místě a argumety, které akci dělají zajímavější. Zde se pouze vymění vizitky, lehce potlachá, detaily se zpravidla řeší mailem nebo vyjímečně osobní schůzkou ve firmě.

Také je lze hromadně oslovovat mailem (krátký text a pamflet) a pak navázat individuálně na jejich reakci.

Obecně sponzoři spíše nechtějí dávat přímo finanční podporu, ale např. poskytnou zařízení, reklamu, atd.

Sponzory zajímají především možnosti reklamy. Kromě plakátů, atd. lze použít i reklamu na webových stránkách, ale jen omezeně.

Granty

Asi nejlepší je SGS - Studentská grantová soutěž. Jednou za rok tam lze získat takřka kompletní podporu projektu.

Další variantou jsou evropské granty, ale to se týká velkých projektů, nikoli běžných přednášek a podobných akcí.

Klub

Klub nabízí jednak prostředky, místnost, vbavení a pokud je třeba i finance. Ovšem je nutno si zažádat dopředu na daný semestr. Nejlépe formou "projektu", kde se specifikují plány do budoucnosti, náročnost na prostředky a co se stane, když se to nepovede.

Nové projekty je dobré oznámit na adresu projekty[at]lists.sh.cvut.cz a další informace hledat tam nebo u patřičného zástupce bloku.

Škola

Vychází vstříc jednak grantovou soutěží (SGS), ale také podporou s kateder - místnosti, vybavení, tisk sborníků, atd. Zatím nejlepší zkušenosti v tomto směru jsou s Katedrou počítačů.