Verze z 19. 11. 2011, 19:41

Prirucka pro predsedu

Tato stranka neni kompletni navod pro predsedu - nic takoveho ani napsat nejde. Predseda nemuze jet podle navodu ;), musi jet podle sve hlavy. Je to pomucka, ktera muze novemu predsedovi pomoci - aby na neco duleziteho nezapomnel, trochu si v hlave urovnat myslenky, treba i zvolit jiny pristup nez by normalne zvolil. Vse to je samozrejme subjektivni nazor a tak je to treba i brat.

Je to o lidech

• casto se potkavat s centralou, komunikovat - a neresit jen SH
• pravidelne - tydne do kancelare za sekretarkou - zajimat se jak to jde, dat prostor rict ji, ze napr neco neni jak by melo
• na akcich se bavit i s ostatnima clenama a zjistovat co a jak a nebo na to mit lidi, co dulezite drby predaji - da se tak predejit problemum
• na nic si nehrat - byt svuj, lidi to oceni - pokud jim vyhovuje namachrovany predseda je to spatne :)
• jit prikladem :)

Kam ma SH jit?

• predseda v prve rade musi mit jasnou myslenku, kam ma SH jit - nemusi ji vymyslet sam, ale nejakou vizi mit musi
• vhodne je se nezavalit drobnostma a na toto zapomenout
• doporucuju si tu vizi dat na papir, probrat v centrale a jednou za cas na to kouknout ;)
• moznosti je spousta - je to pouze o lidech, potencial ma SH obrovsky

Finance

UVOD: PENIZE JSOU NEJVETSI POTENCIALNI PRUSER - jakmile se kdekoliv vyskytuje hotovost, tak je treba si na to dat pozor - predsedova zodpovednost a nikoho jineho!

K penezum poustim pouze lidi, kterym verim. Pokud udelaji pruser je to pruser predsedy.

• sekretarka && pokladna
  • naprosto MAXIMALNE klicovy clovek - sekretarce musi predseda verit, musi s ni pravidelne komunikovat, musi mit prehled o tom co dela
  • STARA SE O POKLADNU - HOTOVOST
    • Na pokladnu ma sekretarka podepsanou hmotnou zodpovednost
    • predseda a kazdy clen vubec pri hospodareni s hotovosti potrebuje doklad a ten si musi spolehlive evidovat!
    • predseda dotuje pokladnu vyberama z bankomatu (vetsinou na vyzvu sekretarky, opet domluvit si se sekratarkou mechanismus) => pri vkladu do pokladny si predseda kontroluje prijmovy pokladni doklad a uschovava si ho (tim se chrani)
  • krome toho se sekretarka stara o beznou administrativu v kancelari ... predseda by mel vedet o co jde, aby si vsiml kdyz neco vazne

• financni manazer
  • urcite se v centrale hodi, vice v rozpracovanem rozpoctovem radu
  • strucne vsak:
    • pomaha predsedovi se sestavovanim rozpoctu, sbiranim pozadavku
    • kontroluje ze jsou v poradku faktury (kontrola sekretarky)
    • vyuctovani rozpoctu
    • opet potreba zodpovednost a duvera predsedy

• rozpocet
  • SH pripravuje rozpocet na kazde pololeti (podklady vcas!, vyuctovat uplnynuly rozpocet, pri navrhu sledovat vyuctovani rozpoctu minulych) [TODO: vse na SHaru]
  • nasledovat dotazeny rozpoctovy rad
  • rozpocet musi schvalit predstavenstvo klubu
  • vsechna cerpani pak vychazi z tohoto rozpoctu
  • DULEZITE: rozpocet navrhuju s konkretni myslenkou - koncepci, kterou klubu sleduje (napr. 2011-2 : priority = obnova site, HR & PR kvuli rozjeti blokovych her, informovanosti clenu a tymovych aktivit, ktere umozni hladci zacleneni novych clenu)

• banka
  • nyni mame ucet u raiffansenbanky - rb.cz
  • predseda a mistopredseda autorizuji kazdou platbu v bance - bez toho ani koruna neopusti ucet klubu
  • domluvit si se sekretarkou system, jak bude informovat o novych platbach v bance
  • hint: domluvit se sekratarkou, necht maximum plateb zadava jako hromadne - uvidis proc ;)

• ucetni SU (TODO: sablony k dispozici na SHare)
  • ucetni 2x rocne prebira ucetnictvi klubu spolu s dalsima vecma (seznam clenu, seznam ekonomicke cinnosti)
    • ucetnictvi = scany faktur, soupis faktur, uctenky, pokladni doklady
    • seznam clenu - system SUPP by mel generovat seznam clenu - tento seznam je nutny pro financni urad - clenske prispevky jsou totiz prijem oprosteny od dane z prijmu
    • seznam ekonomicke cinnosti = prichozi platby za akademie a projekty je treba opet dolozit soupisem clenu, kteri akademie navstevovali a zaplatili

• finance.sh
  • http://wiki.siliconhill.cz/VEDENI:Administrativa:FinanceSH
  • http://finance.sh.cvut.cz
  • predseda zodpovida za hospodareni klubu!!!!!
  • takze schvaluje cerpani podle rozpoctu

• operace s hotovosti, platby kartou
  • pro jistotu zopakuji :
    • VZDY si hlidat uctenky
    • vsechny doklady si uschovavat
    • pri prebirani dokladu si kontrolovat ze sedi castky
    • nezapomen na stvrzenky pri vyberu z bankomatu ;))
    • pokud je pruser - tak ho hned proberu s ucetnim a sekretarkou - maskovani dela neplechu

Centrala

• mistopredseda a centrala - na tom jaky je tento tym zalezi naprosto nejvic - kdyz to nefunguje, tak se nic dit nebude
• predseda realne nema sanci moc veci realizovat - neni to ani jeho prace
• pravidelne 1-2 tydenni schuzky
• vytvorit si s centralou "tymovou ustavu"
• mit prehled o zadanych ukolech - prehledny system
• fakt hezke by bylo si jednou za cas sednout s kazdym clenem centraly a probrat jeden-na-jednoho cokoliv zrovna neni ok

Predstavenstvo

• bez predstavenstva klub take nefunguje - tzn predseda se nesmi venovat pouze centrale a zapominat na predstavenstvo
• informovat predstavenstvo do konference
• predseda vyhlasuje schuze - takze v cas, sesbirat v cas i podklady a body k jednani
• hlidat si mandaty clenu predstavestva a spolu s volebni komisi v cas vyhlasit volby ( pri volbach zajistit, ze se neodflakne propagace, volebni diskuze atd )

Prusery & narazovky

• obcas se neco naskytne :P, pak pomuzou:
  • selsky rozum, rozvaha
  • starsi clenove
  • SU pravnik a ucetni
  • SU centrala, prezident - je dulezite prezidenta informovat

Predpisy

• mit prehled o predpisech
• akce jako vyhlasovani schuzi, voleb atd vzdy konzultovat se stanovama ci prislusnych predpisem
• predpisy si zaslouzi predelat:)

Myslet na pravidelne dulezite udalosti

• mechanismus, ktery zaruci, ze se nezapomene na dulezite momenty, ktere se opakuji:
  • konec clenstvi & odpustky aktivnim clenum
  • rozpoctove obdobi
  • priprava materialu pro dalsi rozpocty
  • mandaty predstavenstva => volby

Komunikace

• Komunikacnich nastroju je vic:
  • schuze/schuzka
  • telefon
  • email

• Schuzka:
  • je vhodna, pokud je treba neco vymyslet, kazda schuzka vsak musi mit jasny cil - proc je svolana
  • muze se sejit s jednim clovekem a nebo celym tymem
  • nejvetsi dopad

• Telefon:
  • strucny a cileny telefonat vyda za 1000 mailu
  • pokud chci jednoduchou informaci od jednotlivce - volam radsi nez pisu email
  • totez pokud potrebuju probrat cokoliv

• Email: (ZROUT CASU!)
  • plosne oslovit skupinu lidi - idealne spojit i s nejakym nastrojem jako je doodle, sdilene dokumenty na googlu apod
  • DULEZITE je dobre email strukturovat, zvyraznit klicove slova, uvadet KONKRETNI TERMINY, vypoustet zbytecnou omacku
  • email neni vhodny na zadani ukolu - zejmena pokud nebyl predem probrany osobne ci telefonicky
  • presto se emailu nikdo nevyhne a je to nejvetsi zrout casu :)
  • prichozi emaily, ktere maji byt preposlany - preposlu - sam resit minimum - nezda se to, kazdy mail zabere treba minutu, ale kdyz jich je 50 tak uz to je skoro hodina ;)
  • sikovny je smartphone a jednoduche emaily resit napr v MHD

Uzitecne nastroje

• http://kariernicentrum.cz
• google => freemind (nastroj na tvorbu mind map)

Priklad myslenkove mapy